Protocolo en la empresa: 14 reglas para cuidar tu imagen

Saber saludar correctamente es una de las reglas generales del protocolo en la empresa
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Las reglas de cortesía nos ayudan a mejorar nuestras relaciones sociales en el trabajo. Ademas, cuando conocemos el protocolo en la empresa, es mucho mas facil proyectar la gracia de Cristo que hay en cada uno de nosostros.

Por esta razon, voy a compartir las principales reglas de protocolo en la empresa. ¡Buena lectura!

Las reglas de protocolo en la empresa imprescindibles para cuidar tu imagen

A continuación, las 14 reglas generales del protocolo en la empresa

1. ¿Cuál es la forma correcta de presentarnos y saludar en la empresa?

Saber presentar y saludar correctamente es más importante de lo que parece. Un fallo en esta materia puede producir una mala primera impresión, difícil de borrar posteriormente.

Forma correcta de saludar.- Hoy en día, el beso es la forma normal de saludar. Pero hay ocasiones en que no es lo más apropiado. No vamos a besar a una persona extranjera, o al Jefe de nuestro cónyuge.

Hay que aprender a dar la mano

1- El apretón de manos debe ser firme y correcto. Ni apretón de quebrantahuesos, ni una mano blanda y fofa.
2- Debe mirarse a los ojos amistosa y francamente y sonreír. Nunca se debe mirar a otro sitio mientras se saluda.

No se saluda sentado.- Debemos levantarnos al entrar un visitante. Cuando llega uno de los jefes también tenemos que levantarnos, y no es correcto contestar sentado a las preguntas que se nos hagan.

2. Protocolo en la empresa: el tratamiento social y la cortesía al teléfono

En España, México, República Dominicana y otros países de habla hispana se ha impuesto de tal forma el tuteo a nivel coloquial que hay gente que prácticamente no usa el «usted». Debemos evitar el abuso del «tú». Por ejemplo, debemos llamar de «usted» a aquellas personas que, por su edad, categoría o prestigio, merezcan nuestro respeto más que nuestra familiaridad. Los jefes también deben llamar de «usted» a sus subordinados si no quieren que ellos les respondan tuteándoles.

3. Tratamientos honoríficos

Los tratamientos honoríficos no se utilizan prácticamente nunca en el lenguaje hablado, pero se siguen empleando de forma habitual en el escrito, especialmente en las comunicaciones de carácter oficial, así como en los sobres y encabezamientos de las cartas.

4. Cortesía al teléfono

Actualmente nos pasamos media vida hablando por teléfono. Lamentablemente, son muchas las empresas y los centros oficiales donde no se enseñan a los empleados a hacerlo correctamente.

La voz, la entonación, la manera de contestar al teléfono nos revelan más cosas de lo que parece sobre la persona que está detrás del auricular: su educación, su don de gentes, su afabilidad, su eficacia. Todos estos factores son partes esenciales del protocolo en la empresa.

5. Cortesía en la oficina y en el despacho

Cuando un visitante perteneciente a otra firma, española o extranjera, ha sido invitado por nuestro departamento o empresa a permanecer en nuestra ciudad durante un periodo mínimo de tres días debemos seguir unas reglas.

  1. Preparar cuidadosamente su visita.
  2. Organizar un programa parcialmente diferente para su mujer.
  3. Si el visitante viene acompañado de su mujer, se le mandarán flores al hotel con la tarjeta del empresario anfitrión. Si viene solo, se enviará a su habitación una cesta con frutas, o una botella de cava, o algo semejante.
  4. Si es posible, resulta aconsejable poner a su disposición durante esos tres días un coche con chofer.

6. Protocolo en la empresa para la secretaria: reglas de cortesía y de saber estar

La secretaria es con frecuencia la primera persona de una empresa u oficina pública con la que se establece un contacto. Las cualidades que convienen a una secretaria son el buen carácter, la simpatía, la eficacia, la laboriosidad.

Eficacia y cortesía de la secretaria.- Debe establecer lo más claramente posible con su jefe los límites claros de su autonomía y de sus responsabilidades.Sabrá decir que no con amabilidad y firmeza. Conocerá perfectamente el protocolo de las llamadas telefónicas y sabrá escuchar atenta y pacientemente. Debe llevar la agenda de su jefe rigurosamente, advirtiéndole con la suficiente antelación de los compromisos pendientes.

La secretaria y el café.- Si hay una visita esperando, debe ser la secretaria quien se ocupe de ofrecerle café, revistas, etcétera. El café jamás se llevará servido, sino que se servirá directamente de la cafetera. Deberá usar un juego de café de buena porcelana, con su cafetera y una bandeja elegante. Para una secretaria no debe ser humillante servirle un café a su jefe.

La secretaria y la imagen del despacho.- Una secretaria se debe ocupar de que las plantas o flores que adornen el despacho estén siempre bien cuidadas. También de que los ceniceros estén convenientemente vacíos y limpios. No se debe comer un sandwich en la oficina, ya que se corre el riesgo de que ésta huela a comida. Tampoco, desde luego, deberá mascar chicle.

7. El ejecutivo o funcionario y su imagen

El protocolo en una empresa tambien es importante para los ejecutivos de todos los niveles. Tienen que cumplir muy bien con su trabajo y cuidar su vida social y su imagen.

El ejecutivo o funcionario debe dar, como todo el mundo, ejemplo de cortesía dentro y fuera de su trabajo. Con ello contribuirá a prestigiar su empresa o su departamento.

Viajes al extranjero.- El ejecutivo o funcionario tiene una responsabilidad especial cuando viaja al extranjero, porque en cierto modo va representando a su país. No puede evitar que sus interlocutores saquen conclusiones a veces erróneas y echen la culpa de determinados fallos del invitado al nivel educativo de todo un país, aunque la culpa la tenga solamente el propio interesado.

Nunca, por ejemplo, debe hacer comentarios desfavorables hacia el país que visita ni tampoco, desde luego, hacia el suyo propio.

Debe hacer un pequeño esfuerzo para aprender algunas frases en el idioma del país que visitas.

Cuando una persona se encuentra en el extranjero debe usar su buen criterio, su sentido común, para distinguir entre costumbres que conviene seguir, para no caer en el ridículo u ofender sentimientos, y costumbres que de ninguna manera está obligado a seguir.

8. La puntualidad: la norma menos respetada del protocolo en la empresa

La puntualidad es algo tan primordial en la vida social, en nuestras relaciones profesionales y sociales, que los primeros obligados a tenerla son los superiores, los que deben dar ejemplo.

Ser puntual significa tener consideración hacia el prójimo, querer ayudarle a que su trabajo o su invitación sea un éxito, demostrar que nos interesa y que no queremos que pierda el tiempo por nuestra culpa.

Las personas puntuales suelen ser más cumplidoras y más diligentes que las que no lo son. La impuntualidad es una prueba de mala educación.

Si por alguna emergencia tenemos que llegar con veinte minutos de retraso a un acto social o a una cita, debemos telefonear para explicar nuestra tardanza, dando siempre el motivo del retraso.

9. Las invitaciones internacionales

A continuación veremos unos consejos y unas reglas que debemos conocer si deseamos que nuestras invitaciones tanto sociales como empresariales nos ayuden a tener éxito en nuestra vida social o empresarial.

Forma de las invitaciones del protocolo empresarial

Las invitaciones se deben realizar con quince días o un mes de antelación. Pero si se trata de una invitación oficial importante, habrá que hacerla con un mes o mes y medio de anticipación, para dar tiempo a una perfecta organización y evitar que los invitados tengan ya otro compromiso.

Existen ya invitaciones impresas de distintos modelos donde los datos de los invitados, fecha, hora y lugar de la invitación se rellenan a mano. Esta es la forma correcta dentro de las normas del protocolo en una empresa. Siempre es bueno tener a mano un modelo de carta, para los casos de urgencia.

Pero, también existen, invitaciones impresas en las que casi todo se rellena a mano, comenzando por el nombre de los anfitriones.

El formato y la redacción de las invitaciones admite diversas formas.

S.R.C

         En la parte inferior izquierda o derecha figura la mención «S.R.C.»

(Se ruega contestación), seguida del teléfono y, en algunas ocasiones, de la dirección donde se debe dirigir la contestación, especialmente cuando el acto tiene lugar fuera del domicilio del anfitrión.

         En casi todos los países, incluso en los anglosajones, se ha adoptado la fórmula francesa R.S.V.P. (répondre s´il vous plaît ), pero en España y en otros países de lengua española empleamos las siglas S.R.C.

         Antiguamente era más correcto contestar por escrito, actualmente, la regla es contestar por teléfono.

         La contestación por teléfono, en las invitaciones oficiales, debe hacerse a la secretaria social de la institución y no al anfitrión.

         En muchos países de lengua inglesa se tacha el R.S.V.P. y se escribe regrets only para que telefoneen únicamente los que no pueden asistir.

Dirección

         En el caso de que se trate de una casa difícil de encontrar, es de gran utilidad incluir un pequeño plano orientativo al dorso de la invitación o fotocopiado en una hoja anexa.

Traje

         Cada país tiene sus propias costumbres y terminología para referirse a la vestimenta más adecuada. Por eso, cuando una persona es invitada por primera vez en un país que desconoce, no está segura de cómo debe vestir. Lo natural es que en caso de duda llame y pregunte.

    Cómo se contesta a una invitación

         Las invitaciones deben contestarse inmediatamente.

         Tardar en hacerlo es una descortesía hacia quien invita y, además, cuando se trata de un almuerzo o de una cena sentados, el retraso puede impedir una sustitución de quienes por una u otra razón declinan la invitación.

    Hace unos años, la contestación se cursaba por correo. Actualmente, lo usual es contestar por teléfono, normalmente a la secretaria encargada de recibir las respuestas, en el caso de invitaciones oficiales, o a los anfitriones si es una invitación privada.

Debe evitarse una respuesta dubitativa, como «espero poder asistir», o «contestaré lo antes posible». Eso equivale a poner en un compromiso a los anfitriones. Es preferible excusarse a tiempo que hacerlo demasiado tarde, cuando ya les sea imposible a los anfitriones invitar a otras personas para arreglar la mesa.

10. Regalos sociales y regalos de la empresa

Cuando nos invitan por primera vez a una casa a almorzar o cenar, debemos llevar o enviar flores frescas. Esto puede hacerse de tres formas:

1- Enviarlas el mismo día de la invitación, antes del almuerzo o cena, con nuestra tarjeta.
2- Llevarlas en propia mano, que es la forma más usual en muchos países.
3- Enviarlas al día siguiente de la invitación, con una tarjeta dando las gracias. Es la forma más protocolaria.

Bombones.- Los bombones se le pueden regalar siempre a una anfitriona con la que se tenga cierta confianza. Si no es así, es mejor llevarle flores.

Pastas, tartas y yemas.- Todo esto está prohibido. Son regalos de una gran familiaridad. Regalos de empresa.- Los emblemas pueden figurar en la caja del regalo, pero no en el mismo, pues así se revela claramente la intención de la firma de hacer propaganda disfrazada de generosidad.

11. El protocolo en la mesa

Presidencias.- En la mesa de una comida oficial o privada, la presidencia no ofrece mayores dificultades. La preside el anfitrión o los anfitriones.

Cuando se trata de una mesa presidida por dos hombres o por dos mujeres, se habla de la primera presidencia, que es la del anfitrión, y de la segunda presidencia, que es la que ocupa frente al anfitrión su invitado de honor.

Si el acto lo organiza una empresa u otra entidad privada e invita a algunas autoridades (por ejemplo, para una entrega de premios), se suele ceder la presidencia.

Situación de las presidencias.- La regla general es que el anfitrión se siente frente a las ventanas, mientras que la anfitriona lo hace frente a la puerta del «office», por donde entra el servicio.

Colocación de los invitados en la mesa.- En una cena privada, los anfitriones deben saber buscar cierta homogeneidad, cierta afinidad, a la hora de escoger a los invitados. Esto evitará que los comensales no tengan nada en común y la conversación languidezca.

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Debe evitarse que se sienten dos mujeres juntas. Que se sienten juntos dos hombres es perdonable y, a veces, necesario.

Debe respetarse la dignidad que otorga la edad. En general, las personas mayores tienen precedencia sobre los jóvenes.

En principio, una mujer casada se coloca delante de una joven soltera. También se coloca a la mujer casada delante de la divorciada.

En caso de igualdad de rango, se debe dar preferencia a los extranjeros sobre los nacionales.

12. Protocolo en la en la empresa: así debe actuar un invitado

Puntualidad e imagen.- Siempre debemos ser rigurosamente puntuales. Debemos estar seguros de que la ropa que llevamos es la apropiada para la hora y para el tipo de invitación a la que vayamos a asistir.

En un restaurante puede dejarse algo de comida, pero en una casa particular no, puesto que uno mismo se ha servido lo que quería comer, y dejarlo es como indicar de forma más o menos explícita a la anfitriona que la comida no está buena. Lo mismo puede decirse de los vinos.

Al terminar la comida, una vez en el salón se debe siempre dar las gracias a la anfitriona por la comida y la invitación.

13. Protocolo en la empresa para viajes dentro de los vehículos

El sitio de honor cuando viajan tres pasajeros y un chofer es, mirando hacia delante, el asiento trasero derecho. El segundo, el asiento trasero a la izquierda. El tercero es el asiento delantero a la derecha, al lado del chofer.

No es correcto que la persona que vaya en el asiento de delante hable con el chofer, pues podría interferir en la conversación que se esté desarrollando en el asiento de atrás. Violar esta regla del protocolo en la empresa puede provocar accidentes, que como mínimo, pueden retrasar un viaje importante.

14. La regla de oro del protocolo de una empresa: mantén la humildad

Un siervo o una sierva de Cristo debe mantenerse humilde en todas las circunstancias de su vida. Mas aún cuando se trata de un entorno empresarial. Solo te presente lo que dice al Palabra al respecto:

«Si alguno desea ser el primero, será el último de todos y el servidor de todos»

Marcos 9:35

Ahora tienes 14 pautas de protocolo en la empresa, ¿conoces alguna otra que no haya mencionado?


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